Planning des cours

• Chaque cours est associé à une Formation, un ou deux Intervenants, une Salle et un Etat (Planifié, Confirmé, Reporté, Annulé, Réalisé)
• Affichage des cours sous forme de Liste, de Calendrier (semaine/mois) ou Etat d'Occupation des salles
• Recheche multi-critères (Filtres sur Date, Formation, Intervenant, Etat, Cours passés ou futurs)
• Export des cours vers Microsoft Excel (.XLS), Outlook/Google Agenda(.iCal) et PDF
• Synchronisation des cours avec les agendas Outlook/Google/Apple iCalendar
• Sélection d'un ensemble de cours pour effectuer une action groupée :
  • Changement d'état
  • Changement de salle (avec proposition des salles immédiatement disponibles)
  • Changement de date
  • Changement d'intervenant
  • Intervertir les intervenants de 2 cours
  • Générer une feuille d'émargement (Cours/Examens)
  • Export CSV
  • Export iCal
  • Export PDF
  • Suppression (Seul le créateur d'un cours peut le supprimer)
• Saisie d'une réservation :
  • Cochez HSS? pour que les heures de cours ne soient pas imputées sur l'état de services de l'intervenant (HSS = Hors Service Statutaire)
  • Cochez E-learning? pour indiquer que ce cours est de l'E-learning
  • Pour signaler que le cours utilise l'outil ZOOM; entrez comme nom de cours le lien ZOOM, puis son intitulé, séparés par un espace. Le lien ZOOM sera alors cliquable dans la liste publique des cours (PC/Mobile)
  • Les salles disponibles sont affichées automatiquement si elles remplissent les conditions suivantes :
    • Pas de chevauchement horaire pour un même intervenant. Il n'est pas possible de saisir un nouveau cours si le formateur intervient déjà sur un autre cours aux mêmes heures (sauf si les doublons sont autorisés pour cet intervenant)
    • Pas de chevauchement horaire pour une même salle. Pour autoriser les doublons : entrez 0 dans la capacité de la salle.
    • Impossibilité de saisir un nouveau cours ayant lieu un dimanche ou un jour de fermeture de l'établissement (cf. Outils/Fermetures)
• Affichage d'un pictogramme dans les cas suivants :
  • Dépassement de capacité de la salle (le nbr de places est inférieur au nbr d'étudiants de la formation)
  • Le cours est dans l'état 'Confirmé' mais aucune salle n'a été réservée
  • Un commentaire est présent pour ce cours

Salles

• Gestion de la capacité (alerte si dépassement)
• Visualisation des créneaux horaires libres/occupés pour une date, une salle
• Création d'un nouveau cours en cliquant sur un créneau libre (en vert)

Formations

• Chaque formation est associée à un code couleur pour un répérage rapide dans le planning
• Gestion des UE (une liste d'UE est associée à chaque formation, avec indication du nombre d'heures, nbr de cours planifiés et restant à planifier)
• Gestion des étudiants liés à la formation
• Gestion des vacations votées (nom de l'intervenant, nbr heures)
• Archivage des formations
• Pour archiver une formation :
  Pour faire disparaitre une formation du planning (sans la supprimer), allez dans Formations/Choisir la formation à archiver/Modifier => Cocher "Archivée" et Enregistrez. Cette formation ne sera plus visible dans toute l'application. Pour faire réapparaitre une formation archivée, allez dans Formations/Cocher Archivées pour filtrer les formations archivées puis modifier la formation à faire réapparaitre, décochez "Archivée ?" et enregistrez. Cette formation est alors de nouveau visible dans toute l'application. Attention: une formation ayant des cours à venir ne pourra pas être archivée (l'option sera désactivée)!
• Code Analytique (EOTP): Quand il s'agit d'une formation de plusieurs années civiles, il faut saisir la racine du code EOTP plus "?" (ex:7322PLHCOFCDFINS?). Le système remplacera le '?' par l'indice (1,2 ou 3) selon l'année de début début des cours de cette promotion (indice = année_du_premier_cours - année_en_cours + 1) ((2018 - 2018) +1 ) = 1.
• Flag HSS?: L'activer permet de ne pas imputer aux états de sercices les cours liés à cette formation.

Intervenants

• Profil des intervenants avec photo (option), status, formations dispensées, de ses salles préférées, ainsi que le nombre d'heures planifiées et la date du premier cours
• Gestion des responsabilités (Titre, nbr heures attribuées)
• Filtrage des cours par intervenant; Pour que la recherche d'un intervenant soit fructueuse :
  Comme le système cherche un intervenant qui se nomme NOM + 'Espace' + PRENOM, il ne faut donc pas d’espace, ni dans le nom, ni dans le prénom. Ex: "DE LA MARRE Henry" sera compris comme nom=DE, prénom=LA MARRE Henry. Il convient donc de remplacer l'espace par un '_', ce qui donnera "DE_LA_MARRE Henry". Le nom et le prénom sont obligatoires. Remplissez un champ vide par un point si besoin.
• Cochez 'Autoriser les doublons' si vous souhaitez que l'intervenant puisse être sur plusieurs cours sur le même créneau horaire. C'est généralement le cas pour les groupes et non les individus (Ex: Alumnis, Direction, Service RH...).
• La saisie des Responsabilités n'est accessible que par les membres du rôle 'RH'

Etudiants

• Chaque étudiant est associé à une formation
• La saisie des coordonnées de l'étudiant permet de lui envoyer une notification par email/SMS(option) en cas d'annulation de cours

Utilisateurs

• Il existe 7 rôles utilisateur :
• Visiteur (utilisateur non authentifié)
• Etudiant
• Intervenant
• Enseignant
• RH
• Gestionnaire
• Administrateur

Outils

• Gestion des jours de fermeture
• Réservation de créneaux horaires en massse
• Import/Export de cours, intervenants, étudiants, formations, etc.
• Invitations (Workflow de gestion des propositions de créneaux horaires)
• Dossiers (Workflow de gestion des dossiers de candidature des nouveaux Intervenants)
• Rapports financiers : Etats de services, Etats des surveillances d'examens
• Taux d'occupation jours ou salles
• MailLog (Historique des envois de mail avec état [envoyé, ouvert])
• Audit Trail (historique des modifications utilisateurs)
• Rappel des cours (Envoyer un rappel des cours à tous les intervenants)
• Outils pour le rôle admin :
• Gestion des Utilisateurs
• Import des utilisateurs
• Intervertir deux intervenants
• Audit des modifications
• Gestion des Salles
• Nouvelle saison (Réservation de cours en masse simplifiée, sur une année)

Importation des données

• Importation de cours à partir d'un fichier Excel:
  
  • Le fichier source doit contenir les mêmes entêtes de colonnes que le fichier généré lors de l'export Excel
    
  • Données obligatoires pour que la ligne soit importée :
    id, Date_début, Heure_début, Date_fin, Heure_fin, Intervenant, UE, Intitulé
  • Si 'id' est égal à '0', c'est une création de cours. Sinon c'est une mise à jour du cours ayant comme identifiant unique l'id' donné. Si le cours ayant cet 'id' n'existe pas, il sera créé.


• Les formations, intervenants, étudiants peuvent être importés en masse à partir d'un fichier .XLS (Microsoft Excel 2003)


• Importation d'utilisateurs:
  - Le fichier source doit contenir les colonnes suivantes:
  

  email;nom;prénom;mobile

  Chaque nouvel utilisateur sera averti de la création de son compte par l'envoi d'un email contenant un mot de passe unique généré automatiquement

Exportation des données

• Toutes les données sont exportables au format Microsoft Excel (XLS)

Audit des modifications

• Chaque modification apportée aux données est enregistrée dans un journal, avec la date, l'utilisateur, son IP, la table, le champs et la valeur avant/après la dite modification

Etats de services

• Récapitule et valorise les cours réalisés par un intervenant, sur une période donnée
• Visualisation des états de services par statut
• Etat liquidatif en PDF

API

• Une API fournit les données du Planning au format JSON

Notification

• Les chargés de scolarité et les étudiants peuvent recevoir une notification par email/SMS(option) lors de l'annulation de cours
• Chaque fin de mois, les intervenants recoivent leur planning du mois à venir

Mobile

• Le planning peut être visualisé sur différents supports (Responsive Design)
• Vue planning adaptée aux écrans de smartphones
• Adapté au standard PWA (Progressive Web App)

Affichage sur panneaux lumineux

• Planning du jour optimisé pour la diffusion sur grands écrans, généralement installés à l'entrée des salles de cours, dans les couloirs ou à l'accueil de chaque batiment.
• Rotation automatique des pages
• Indication de la progression des cours

Les chiffres clés (2024)

• Année de création de l'application : 2016
• Nombre de formations gérées avec l'application par l'IAE de Paris : + de 500
• Nombre total de cours gérés : + de 50 000
• Nombre total d'intervenants : + de 900
• Nombre d'utilisateurs : + de 850
• Nombre de gestionnaires de formations : + de 30